ЕКСД 2018 . Редакция от 9 апреля 2018 года (в т.ч. с изменениями вступ. в силу 01.07.2018)
Для поиска утвержденных профстандартов минтруда РФ используйте справочник профстандартов

Секретарь учебной части

Должностные обязанности. Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме, подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность, положения и инструкции по ведению делопроизводства, структуру образовательного учреждения, его кадрового состава, правила эксплуатации оргтехники, правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером, правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами, технологию создания, обработки, передачи и хранения документов, правила деловой переписки, государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов, основы этики и эстетики, правила делового общения, правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения, правила по охране труда и пожарной безопасности.

Требования квалификации. Среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.

Вакансии для должности Секретарь учебной части по общероссийской базе вакансий

УТВЕРЖДАЮ: Директор ГАОУ МО СПО АПК __________________/Гришина Л.В. Должностная инструкция секретаря учебной части Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 26.08.2010 г. № 761н «Об утверждении единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих», с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации, на основании Устава учреждения и локальных нормативных актов I. Общие положения 1.1. Секретарь учебной части относится к категории учебно-вспомогательного персонала. 1.2. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требований к стажц работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявлений требований к стажу работы. 1.3. Назначение на должность секретаря учебной части и освобождение от нее производится приказом директора учреждения. 1.4. Секретарь учебной части должен знать: Законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность Положения и инструкции по ведению делопроизводства Структуру образовательного учреждения, его кадрового состава Правила эксплуатации оргтехники, пользования приёмно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером Правила работы с текстовыми редакторами, электронными таблицами, электронной почтой и браузерами, базами данных Технологию создания, обработки, передачи и хранения документов Правила деловой переписки Государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации Правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов Основы этики и эстетики, правила делового общения Правила внутреннего распорядка учреждения Правила по охране труда и пожарной безопасности 1.5. . Секретарь учебной части подчиняется непосредственно директору, заместителю директора учреждения. Работает в тесном контакте с педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. 1.6. Во время отсутствия секретаря учебной части (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей. 2. . Должностные обязанности Секретарь учебной части 2.1. Принимает поступающую в учебную часть корреспонденцию, передаёт её в соответствии с указаниями руководителя в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо для подготовки ответов 2.2. Ведёт делопроизводство,в пределах своей компетенции, в том числе в электронной форме. 2.3. Подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся. 2.4.Формирует личные дела принятых на обучение, вносит в них изменения. 2.5. Ведёт учёт личного состава обучающихся, выдаёт необходимые справки, ученические билеты. 2.6. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел в архив на долгосрочное хранение. 2.7. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. 2.8. По поручению директора, его заместителя - составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. - готовит проекты статистических отчётов о движении контингента, об использовании бланков документов строгой отчётности - оформляет заявки на бланочную продукцию 2.9. Ведёт - поимённую книгу обучающихся, - книгу учёта выдачи документов об образовании (дипломов, свидетельств) - книгу учёта выдачи справок - книгу приказов об отчислении и зачислении - книгу приказов по учебной части 2.10. Предоставляет запрашиваемую информацию об обучающихся в военный комиссариат, учреждения здравоохранения, Пенсионный фонд, автоколонна, Центр занятости населения. Своевременно информирует военкомат об отчисленных и зачисленных юношах призывного возраста. Содействует вручению повесток. 2.11.Составляет ежедневные заявки на питание обучающихся. Контролирует деятельность мастеров производственного обучения по вопросу своевременного оформления заявок на питание. 2.12. Обеспечивает правильное оформление и хранение - протоколов квалификационных, экзаменационных комиссий -сводных ведомостей успеваемости обучающихся - журналов учёта теоретического и производственного обучения выпущенных групп - личных дел обучающихся 2.13.Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности. 2.14. Обеспечивает приём, хранение и выдачу бланков строгой отчётности. 2.15.Обеспечивает функционирование архива учебной части. 2.16.Содействует проведению профориентационной работы по набору обучающихся, информирует о правилах приёма, условиях приёма и обучения, перечне комплектуемых профессий родителей и абитуриентов. 3. Права. Секретарь учебной части имеет право: 3.1. Вносить на рассмотрение директора предложения по улучшению деятельности учреждения и совершенствованию методов работы, замечания по деятельности отдельных работников учреждения. 3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им обязанностей. 3.3. Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений учреждения. 3.4. Запрашивать лично или по поручению директора учреждения от руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.6. Требовать от администрации учреждения оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 4. Ответственность. Секретарь учебной части несёт ответственность: 4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.4. За нарушение Устава учреждения. 4.5. За совершение действий, противоречащих морально-этическим нормам профессионального взаимодействия участников образовательного процесса. 4.6. За нарушение правил охраны труда и техники безопасности. . С инструкцией ознакомлен "____" _____________ 20__г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря учебной части

(диспетчера)

1. 1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития РФ от26 августа2010г. № 761н. "Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников образования".

1.2. Секретарь учебной части (диспетчер) относится к учебно-вспомогательному персоналу.

1.3. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря учебной части (диспетчера).

1.4. На должность секретаря учебной части (диспетчера) назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Секретарь учебной части (диспетчер) назначается и освобождается от должности приказом директора техникума.

1.6. Секретарь учебной части (диспетчер) должен знать:

Законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность;

Положения и инструкции по ведению делопроизводства;

Структуру техникума, его кадрового состава;

Правила эксплуатации оргтехники; правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;

Правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;

Технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;

правила деловой переписки;

Государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов;

Основы этики и эстетики;

Правила делового общения;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила по охране труда и пожарной безопасности.

1.7. Секретарь ученой части (диспетчер) в своей работе руководствуется:

Уставом, приказами и указаниями директора техникума;

Основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;

Инструкцией по делопроизводству;

Правилами внутреннего трудового распорядка техникума;

Настоящей должностной инструкцией.

1.8. На время отсутствия (болезнь, отпуск, пр.) секретаря учебной части - его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора техникума.

2.Функции

2.1.Оформление расписания учебных занятий и замен учебных занятий

2.2.Оформление графика учебного процесса и журналов учебных групп.

2.3. Оформление форм №2,№3 по вычитки часов преподавателями.

2.4.Участие в организации промежуточной и государственной итоговой аттестации обучающихся техникума.

2.5.Участие в работе приемной комиссии техникума.

2.6.Ведение табеля учета рабочего времени преподавателей, учителей техникума.

3.Должностные обязанности

Секретарь учебной части исполняет следующие обязанности:

3.1.Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме.

3.2. Оформляет расписание учебных занятий и замен учебных занятий.

3.3. Оформляет график учебного процесса, расписание консультаций.

3.4. Участвует в подготовки и оформлении журналов учебных групп.

3.5. Оформляет формы №2,№3 по вычитки часов преподавателями.

3.6. Участвует в организации промежуточной и государственной итоговой аттестации обучающихся техникума.

3.7. Участвует в работе приемной комиссии техникума.

3.8. Ведет табель учета рабочего времени преподавателей, учителей техникума.

3.9. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.

3.10. Обрабатывает и оформляет служебную документацию в архив.

3.11. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, отделом кадров, бухгалтерской службой техникума.

3.12. Исполняет другие поручения руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью.

1. 4. Права

Секретарь учебной части имеет право:

4.1.Получать от специалистов структурных подразделений техникума информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4.2.Представлять на рассмотрение непосредственного руководства предложения по вопросам делопроизводства техникума и учебной части.

4.3.Требовать от руководителей оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

5. Ответственность

Секретарь учебной части несет ответственность:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4. За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных - в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения - в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.

6.Взаимодействия

Секретарь учебной части:

6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.

6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы согласует с руководителем структурного подразделения ДОУ, который утверждает директор техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.

6.3. Получает от руководителя структурного подразделения ДОУ техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора техникума и работниками техникума.

6.5. Взаимодействует с сотрудниками учебной частью, отдела кадров, бухгалтерии.

6.6. Соблюдает конфиденциальность.

УТВЕРЖДАЮ ___________________________________ (инициалы, фамилия) (наименование организации, _________________________ предприятия и т.п., его (директор или иное организационно-правовая форма) должностное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию) " " ____________ 20__г. м.п. Должностная инструкция секретаря учебной части ______________________________________________ (наименование организации, предприятия и т.п.) " " ______________ 20__г. N_________ Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с __________________________________________ (наименование должности лица, на которого ______________________________________________________ и в соответствии с составлена настоящая должностная инструкция) положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации. I. Общие положения 1.1. Секретарь учебной части относится к категории технических исполнителей. 1.2. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование _____________________________________ (без предъявления требований к стажу _________________________________________________________________________ работы; стаж работы не менее 3 лет) или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. 1.3. Назначение на должность секретаря учебной части и освобождение от нее производится приказом руководителя учреждения по представлению ________________________________________________________________________. 1.4. Секретарь учебной части должен знать: - положения и инструкции по ведению делопроизводства; - руководящий состав учреждения и его подразделений; - правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов; - правила пользования приемно-переговорными устройствами; - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; - правила внутреннего трудового распорядка; - правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; - _________________________________________________________________. 1.5. Секретарь учебной части непосредственно подчиняется ________________________________________________________________________. (руководителю учреждения; иному должностному лицу) 1.6. Во время отсутствия секретаря учебной части (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя учреждения, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное исполнение возложенных на него обязанностей. 1.7. ______________________________________________________________. II. Должностные обязанности Секретарь учебной части: 2.1. Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии учреждения. 2.2. Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся. 2.3. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся. 2.4. Ведет учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися. 2.5. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся. 2.6. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию. 2.7. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. 2.8. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательного учреждения. 2.9. ______________________________________________________________. III. Права Секретарь учебной части имеет право: 3.1. Знакомиться с проектами решений руководства учреждения, касающимися его деятельности. 3.2. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства учреждения предложения по улучшению деятельности учреждения и совершенствованию методов работы; замечания по деятельности работников учреждения; предлагать варианты устранения имеющихся в деятельности учреждения недостатков. 3.3. Запрашивать лично или по поручению руководства учреждения от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - с разрешения руководителя учреждения). 3.5. Требовать от руководства учреждения оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 3.6. ______________________________________________________________. IV. Ответственность Секретарь учебной части несет ответственность: 4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________ (наименование, _____________________________. номер и дата документа) Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия) _________________________ (подпись) " " _____________ 20__г. СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела (инициалы, фамилия) _____________________________ (подпись) " " ________________ 20__г. С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия) _________________________ (подпись) " " _____________ 20__г.

I. Общие положения

1. Секретарь учебной части относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее среднее

или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность секретаря учебной части и освобождение от нее

4. Секретарь учебной части должен знать:

4.1. Положения и инструкции по ведению делопроизводства.

4.2. Руководящий состав учреждения и его подразделений.

4.3. Правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов.

4.4. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.

4.5. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.6. Правила внутреннего распорядка.

4.7. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

6. На время отсутствия секретаря учебной части (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора учреждения.

II. Должностные обязанности

Секретарь учебной части:

1. Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии учреждения.

2. Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.

3. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.

4. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.

5. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.

6. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.

7. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательного учреждения.

III. Права

Секретарь учебной части вправе:

1. Знакомиться с проектами решений руководства учреждения, касающихся его деятельности.

2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства учреждения предложения по улучшению деятельности учреждения и совершенствованию методов работы; замечания по деятельности работников учреждения; варианты устранения имеющихся в деятельности учреждения недостатков.

3. Запрашивать лично или по поручению руководства учреждения от структурных подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя учреждения).

5. Требовать от руководства учреждения оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Секретарь учебной части несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.