Информационная система управления проектами (ИСУП)

Информационная система управления проектами не является обязательным элементом системы управления проектом и информационного обеспечения проекта, но может стать критически важным элементом системы проектного управления при определённых обстоятельствах. Наличие ИСУП должно быть обосновано потребностями проектной деятельности организации или потребностями конкретного проекта.

Для целей отдельного небольшого или среднего проекта ценность ИСУП может быть ограничена, однако при выполнении крупных проектов, или множества проектов, при работе с большим объёмом проектной информации значимость ИСУП сложно недооценить.

Исследование, проведённое компанией PmExpert среди отечественных компаний, доля крупных организаций (от 300 человек) среди которых составила 65%, выявило, что 60% опрошенных организаций, внедривших у себя ИСУП, положительно оценивают эффект от внедрения. Таким образом, подтверждается возрастание важности ИСУП при наличии большого объёма проектных данных.

Под ИСУП понимается программное обеспечение, выполняющее функции поддержки процессов проектного управления или информационная система проектного управления.

Применение специализированного программного обеспечения позволяет повысить эффективность выполнения процессов проектного управления за счёт:

• Сокращения трудозатрат при выполнении процессов проектного управления;
• Улучшения коммуникаций участников проектной деятельности за счёт использования общих информационных ресурсов;
• Повышения скорости выполнения процессов проектного управления и процесса мотивации участников проектов;
• Минимизации количества ошибок проектной информации;
• Автоматизированной обработки и централизованного хранения информации о проектах.

В зависимости от предназначения и набора функциональных возможностей программное обеспечение для поддержки проектной деятельности можно классифицировать следующим образом:

1. Базовые системы поддержки проектного управления. Представляют собой специализированное программное обеспечение, предназначенное для выполнения узкого набора базовых процессов проектного управления, например календарного планирования, учёта проектных трудозатрат, фиксации проектных решений и т.д. Базовые системы обычно имеют локальный режим работы, устанавливаются на персональном компьютере пользователя, обычно руководителя проекта или администратора. К таким системам можно отнести Microsoft Project локальная версия (Microsoft, США), Open Project (Serena Software, США) и другие.
2. Расширенные системы поддержки проектного управления. К ним можно отнести программное обеспечение, предназначенное для поддержки широкого набора «классических» процессов проектного управления. Такие информационные системы содержат взаимосвязанные данные разных процессов проектного управления, могут иметь возможность разного представления данных для разных уровней управления организации, возможность многопользовательской работы, но обычно имеют ограниченные возможности интеграции со смежными информационными системами. К системам данного класса можно отнести такие системы как PM Foresight (ГК «Проектная ПРАКТИКА», Россия), ADVANTA (Адванта Груп, Россия), Microsoft Enterprise Project Management (Microsoft, США) и др.
3. Продвинутые системы поддержки проектного управления. Представляют собой эволюционное развитие систем, относящихся к классу «Расширенные». Отличаются от них в первую очередь тем, что позволяют интегрировать проектную деятельность с другими видами деятельности и процессами организации за счёт создания единого информационного пространства, использования продвинутых механизмов интеграции данных. Точнее будет сказать, что это уже не специализированные системы поддержки процессов проектного управления, а комплексные информационные системы, создающие единое информационное пространство организации, и включающие в себя, в том числе, и функционал для поддержки процессов проектного управления. Примерами таких систем могут служить Oracle e-Busines Suite (ORACLE, США), SAP ERP (SAP, Германия).

Выбор организацией системы поддержки проектного управления определённого класса зависит от уровня развития процессов проектного управления в организации, масштабов проектной деятельности, уровня развития процессов управления в целом в организации, финансовых возможностей организации на приобретение и эксплуатацию системы, конкретных требований к системе.

Перед внедрением информационной системы управления проектами организация должна ответить на ряд вопросов, задающих рамки использования ИСУП:

• Должна ли система использоваться на всех уровнях управления?
• Кто будет пользователями системы?
• Должна ли система использоваться только для высокоприоритетных проектов?
• Какие процессы проектного управления должна автоматизировать ИСУП?
• С какими бизнес-процессами организации планируется интеграция ИСУП?
• Какие эффекты ожидаются от внедрения ИСУП?

Информационная система может рассматриваться как замена живому и неформальному общению, передаче навыков и опыта внутри персонала, но она не должна ставить взамен этому жесткие каналы коммуникаций.

Для эффективного внедрения ИСУП необходим комплексный подход, включающий одновременно мероприятия по интеграции с программным обеспечением организации, обучению пользователей ИСУП, разработке регламентных документов по работе с ИСУП, постоянному развитию и адаптации ИСУП под нужды проектного управления организации в ходе эксплуатации.

Критически важными условиями успешного внедрения ИСУП являются поддержка руководства организации и наличие в организации методологии проектного управления.

Подход к внедрению ИСУП аналогичен подходу к внедрению системы управления проектами организации — «от простого к сложному»: сначала автоматизируются ключевые и наиболее легко автоматизируемые основные и поддерживающие процессы проектного управления, такие как Календарное планирование, Сбор и формирование отчётности, Организация совещаний и Контроль исполнения проектных решений, и затем происходит последовательное наращивание функционала ИСУП.

Примеры процессов, автоматизируемых с помощью ИСУП, приведены в таблице.

Типовые процессы, автоматизируемые ИСУП

№ п/п	Наименование процесса	Рекомендуемая очерёдность внедрения
Процессы проектного управления
1.	Паспортизация проектов	первая
2.	Календарное планирование	первая
3.	Управление показателями проекта	первая-вторая
4.	Учёт трудовых ресурсов проекта	вторая
5.	Учёт рабочего времени проектного персонала	вторая-третья
6.	Управление финансами проекта	первая-третья
7.	Управление рисками, проблемами и открытыми вопросами	вторая-третья
8.	Сбор и формирование отчётности по проекту (проектам)	первая-третья
9.	Управление изменениями	первая
10.	Хранение проектной документации	первая-третья
11.	Организация совещаний и ввод результатов совещаний	первая
12.	Контроль исполнения проектных решений	первая
13.	Ведение договоров и планирование поставок проекта	третья
14.	Управление портфелями проектов	третья
Процессы ИСУП
15.	Администрирование ИСУП	первая
16.	Журналирование действий ИСУП	первая
17.	Нотификация участников проекта	вторая
18.	Интеграция со смежными процессами организации	третья

При внедрении ИСУП, на начальной стадии внедрения, важно добиваться использования системы пользователями, т.к. полезность системы поначалу для пользователей может быть не очевидна и появляется после накопления в ИСУП массива проектной информации.

Важным показателем активного использования ИСУП является наличие интеграции с другими сервисами и информационными системами организации. Как правило, в первую очередь ИСУП интегрируют с электронной почтой (для рассылки уведомлений и оповещений), службой каталогов LDAP и системой документооборота. Наличие интеграции с бухгалтерскими и ERP системами свидетельствуют о высокой степени актуальности и достоверности информации в ИСУП.

Общие рекомендации по внедрению информационной системы управления проектами включают следующее: необходимо четко представлять цели и преимущества, ожидаемые от внедрения новой системы; результаты внедрения системы должны быть согласованы со всеми, кто связан с ее внедрением или будет участвовать в ее эксплуатации; последовательное внедрение разработанных решений от «простого к сложному», от локальных к глобальным; отработка проектных решений на пилотных проектах; приоритет на внедрении функционала, демонстрирующего пользователям и руководству очевидную полезность ИСУП.

Служба каталогов — программный комплекс, позволяющий администратору владеть упорядоченным по ряду признаков массивом информации о сетевых ресурсах (общие папки, сервера печати, принтеры, пользователи и т.д.), хранящийся в едином месте, что обеспечивает централизованное управление, как самими ресурсами, так и информацией о них, а также позволяющий контролировать использование их третьими лицами.

LDAP (англ. Lightweight Directory Access Protocol - «облегчённый протокол доступа к каталогам») - сетевой протокол для доступа к службе каталогов.

В статье рассматривается развитие средств пользовательского программирования в SCADA-системе - от решения нестандартных задач управления и контроля на технологическом языке ST до автоматизации процесса проектирования во встроенной среде сценарного языка С#. В продолжение этой линии впервые анонсирована новая среда программирования контроллеров , полностью реализующая требования стандарта МЭК 61131-3 и сохранившая принятую в объектную идеологию, которая обеспечивает удобство и скорость разработки, тиражирование проектных решений.

От «перетащи и брось»

к «напиши и запусти»

Объектно-ориентированная SCADA-система изначально не содержала никаких средств программирования, даже традиционных сценарных языков (или на техническом жаргоне «скриптов»). Это объяснялось концептуальной позицией разработчиков, считавших необходимым приучать пользователей к объектной идеологии и стандартным инструментам , обеспечивающих простым «перетаскиванием» (drag-and-drop) элементов проекта установление любых связей по передаче данных, а также включение одних элементов в другие (например, динамический символ или кнопку вызова документов одного объекта в мнемосхему другого). Тем не менее было необходимо найти возможности и для тех пользователей, которые хотели бы в рамках решать нестандартные задачи.

Универсальный рецепт создания библиотечных блоков и визуальных контролов на языках профессионального программирования подходит далеко не всем инженерам. Еще одна причина озаботиться способами программирования прикладных задач была связана (начиная со 2-й версии MasterSCADA) с тем, что стала вертикально-интегрированной системой, в рамках которой можно было произвольно распределять логику контроля и управления между рабочими станциями и контроллерами с открытой архитектурой (для них была выпущена исполнительная система).

Первым инструментом технологического программирования в рамках стал графический язык схем функциональных блоков. Но это - способ создавать решения, основанные на уже имеющихся библиотеках, а их функционал ограничен даже в условиях постоянного расширения. Решительное развитие необходимого инструментария началось уже в 3-й версии . Библиотека функциональных блоков расширилась блоками пользовательских программ. Были реализованы блоки двух видов - для инженерного программирования на языке ST (стандарт МЭК 61131-3) и для автоматизации разработки проектов или реализации сложных задач на языке C#. Если программы на языке ST работают как на верхнем уровне систем, так и в контроллерах, то программы на С# предназначены исключительно для функционирования в рамках рабочих станций. Поскольку в создается единый проект на всю систему с автоматической организацией связи между ее частями, эту специализацию языков разработчик проекта должен учитывать изначально.

Программирование на языке ST

Язык ST прост для освоения инженерами. Поколениям, выпущенным из вузов в девяностых и нулевых годах, как правило, знаком из учебного курса язык Паскаль, от которого ST заимствовал основные идеи. К тому же программа на ST содержит чисто инженерные понятия - входы/выходы, переменные с типом «время» и т.п. Добавление в разделы INPUT или OUTPUT новых переменных автоматически приводит к появлению новых входов/выходов у функционального блока ST в проекте. Любые входы/выходы в проекте простым перетаскиванием могут быть связаны с входами/выходами других объектов или переменными проекта.

С точки зрения удобства разработки редактор ST предоставляет современную среду (рис. 1), встроенную, как это в принято, непосредственно в интегрированный менеджер проекта так, что разработчик не задумывается ни над способом открытия редактора (просто выбирает закладку «Код» соответствующего блока в проекте), ни над тем, где хранятся файлы программы (в вопрос хранения и именования файлов решен системным образом и остается за кадром - разработчику не нужно знать, как называются и где хранятся эти файлы).

Созданная программа компилируется в специальный интерпретируемый код, который может выполняться и в компьютере, и во всех типах контроллеров, поддерживаемых входящей в состав исполнительной системой . Это контроллеры с практически любыми современными и не очень процессорами (x86, ARM7, ARM9 и т.п.) и распространенными операционными системами (от DOSа и Windows CE до Linux и Ecos). Существенно и то, что для отладки не требуется иметь контроллер в наличии. Программу можно отлаживать как на так называемом Windows-контроллере (исполнительной системе контроллера, запущенной на той же рабочей станции, что и проект для верхнего уровня), так и прямо в режиме разработки, запустив на исполнение код только одного разрабатываемого блока. При этом доступно традиционное исполнение программы по шагам, включая возможность входа во вложенные процедуры.

Рис. 2. Пример реализации вычислительного алгоритма на языке С#

Программирование на языке С#

Для сравнения приведем пример программы на C#. В данном примере реализован вычислительный алгоритм фильтрации входного аналогового значения. Из рис. 2 можно увидеть, что переменные программы создаются на специальной панели заданием имени, выбором типа и разрешения на запись. Сразу после ввода они появляются в декларациях программы и входах/выходах алгоритма в дереве проекта.

Рис. 3. Вид дерева проекта до выполнения сценария

Автоматизация проектов на языке С#

Задачи, с которыми сталкиваются в своей работе проектировщики, иногда требуют выполнения большого числа рутинных операций, а ведь передача компьютеру «механической» работы и есть главная цель автоматизации. Вот типичная задача - нужно создать систему поквартирного учета ресурсов в многоквартирном доме. Допустим, фрагмент проекта - учет в одной квартире - создан. Теперь его нужно размножить на требуемое число квартир и подъездов, создать мнемосхему с вызовом необходимой квартиры для просмотра ее показателей (рис. 3).

Именно для этих целей можно выполнять сценарии, написанные на C# внутри и обращающиеся к ее объектной модели (рис. 4).

После запуска сценария (этот пример взят из библиотеки образцовых сценариев ) в проект добавляется новый объект «Дом» на основе образца объекта «Дом». В него, исходя из заданных нами в настройках количественных параметров, вставляется указанное количество подъездов, этажей, квартир (рис. 5).

Рис. 5. Вид дерева проекта после выполнения сценария

Кроме автоматического создания структуры проекта, сценарий создает мнемосхемы, журналы сообщений, отчеты и тренды, принадлежащие новым объектам, используя в качестве образцов документы исходного (созданного вручную) объекта. И, как окончательный результат, формируется главная мнемосхема проекта с автоматически созданными в необходимом количестве кнопками вызова окон квартир (рис. 6).

Рис. 6. Вид мнемосхемы с созданными сценарием кнопками вызова окон

Подводя итоги рассмотрения этого примера, надо признаться, что поскольку - очень большой программный продукт, то впервые сориентироваться в ее объектной модели, хотя она и документирована, сложно даже достаточно опытному разработчику. Поэтому услуги службы технической поддержки по написанию сценариев автоматизации разработки проекта достаточно востребованы, особенно учитывая, что в большинстве случаев они бесплатны даже для пользователей демонстрационной версии, а созданные сценарии не пропадут даром, поскольку попадают в общую копилку - доступную всем библиотеку.

Логика развития - полная поддержка стандарта МЭК 61131-3

Резкий рост интереса пользователей к программированию контроллеров с открытой архитектурой на технологических языках, описанных стандартом МЭК 61131-3, привел нас к мысли не просто реализовать в полную поддержку стандарта, но и выпустить отдельный продукт для тех, кто программирует контроллеры для автономного применения, а не для использования в рамках вер­ти­кально-интегрированных сис­тем. Так появился . Это полнофункциональная, полностью отвечающая стандарту интегрированная среда разработки, которая сохранила принятую в объектную идеологию, позволяющую повысить не только качество проектов автоматизации, но и производительность труда проектировщиков. В связи с использованием новейшей программной архитектуры функционал этой среды не включен в состав версии 3, но станет частью будущей 4-й версии.

Таким образом, сейчас в рамках инструментария MasterSCADAv.3 ИнСАТ предлагает программировать системы, которые содержат как нижний контроллерный уровень, так и операторские станции, а проекты для автономных контроллеров рекомендуется разрабатывать с помощью намного более мощного нового продукта - . Обе среды разработки используют одну и ту же исполнительную систему для контроллеров, поэтому с точки зрения технических характеристик и структурной функциональности (список поддерживаемых контроллеров и платформ, драйверы, архивы, протоколы, быстродействие) их возможности практически одинаковы. Новую среду можно использовать и для программирования тех контроллеров, которые все же взаимодействуют с верхним уровнем, но используют для этого имеющийся OPC-сервер либо один из поддерживаемых протоколов, а не принятую в технологию не требующего конфигурирования «прозрачного» обмена данных.

Рис. 7. Редактор схем релейной логики

Посмотрим на пример проекта, разработанного в среде (рис. 7). Основное преимущество новой среды - возможность создания программы одновременно на всех языках стандарта, используя для каждой части алгоритма тот язык, который для ее реализации окажется наиболее нагляден. Как правило, для динамических алгоритмов, например регулирования, удобнее использовать язык функциональных блоков (FBD), для описания логики инженерам-электрикам привычнее релейные схемы, а по­операционное управление прекрасно описывается языком шаговых последовательностей (SFC). Вычислительные и любые иные задачи могут быть решены на языке «Структурированный текст» (ST).

В приведенном на рис. 7 примере программа контроля параметра «нарисована» на языке LD и далее используется как библиотечный ФБ в программе, созданной уже на языке функциональных блоков (рис. 8).

Рис. 8. Редактор схем функциональных блоков

Особенность программной архитектуры (и, следовательно, будущей MasterSCADAv4, в состав которой этот продукт войдет) в том, что она полностью открыта для расширения. Это означает, что встроить в инструментарий поддержку еще одного графического языка (например, языка блок-схем для описания алгоритмов или языка UML для описания взаимодействия объектов проекта) мы сможем сразу, как только почувствуем его востребованность нашими потребителями. В случае такими потребителями являются прежде всего производители контроллеров и их заказчики. Расширение списка поддерживаемых контроллеров происходит быстрыми темпами, и, следовательно, разнообразие запросов от растущей клиентской базы растет столь же быстро. Именно тесное взаимодействие с квалифицированными пользователями и является источником пополнения библиотек сценариев и алгоритмов, мотивом непрерывного развития средств разработки, способных справиться с усложняющимися задачами автоматизации.

И.Е. Аблин, Генеральный директор,

Система управления проектами - это набор организационных и технологических методов и инструментов, которые поддерживают управление проектами в организации и помогают повысить эффективность их реализации. Часто термин « система управления проектами » трактуют более узко как автоматизированную или информационную систему управления проектами, т.е. программу. Организационную и методическую составляющие при этом вкладывают в термин корпоративная система управления проектами. Далее будем придерживаться таких трактовок терминов.

Цели системы управления проектами

• Повышение эффективности сотрудников компании при работе над проектами
• Улучшение качества управления проектами руководителями проектов
• Повышение эффективности управления всем портфелем проектов компании - больше проектов в срок и в рамках бюджета с меньшими затратами

Задачи системы управления проектами

Для достижения указанных целей необходимы соответствующие инструменты. Если детально не описывать весь функционал, то системы управления проектами предназначены для решения следующих задач:

1. Обеспечить руководителя проекта инструментарием планирования проекта и контроля хода его реализации
2. Предоставить участнику проекта понятный инструмент для выполнения задач проекта и доступа ко всей необходимой для их выполнения информации
3. Руководителю подразделения дать инструмент контроля загрузки сотрудников по проектным и непроектным задачам, предоставить информацию для принятия решения о назначении сотрудников на новые проекты, перераспределения нагрузки между ними
4. Директору проектного офиса предоставить удобный инструмент, который позволит автоматизировать рутинные операции и установить полный прозрачный контроль за состоянием всего портфеля проектов и качеством работы конкретных руководителей проектов
5. Руководителю компании обеспечить единую панель мониторинга всех проектов компании с возможностью оперативного анализа отклонений и принятия управленческих решений
6. Акционерам компании важно видеть соответствие портфеля выполняемых проектов стратегическим целям компании

Требования к информационных систем управления проектами вытекают из особенностей процессов управления проектами в каждой конкретной организации.

Области применения систем управления проектами

В зависимости от отраслевой принадлежности и специфики существуют различные области применения систем управления проектами, например:

Существуют как специализированные системы для указанных отраслей, так и интегрированные системы управления проектами, которые предназначены для управления различными . Подстройка под специфику отрасли осуществляется через гибкие настройки паспорта проекта, отраслевых справочников и методов управления. Таким продуктом, в частности, является информационная онлайн-система ADVANTA.

Выгоды от использования системы управления проектами (ROI)

Система управления проектами может и должна окупаться за счет повышения эффективности проектной деятельности - деятельности оперирующей финансами, ресурсами и сроками (которые в свою очередь хорошо пересчитываются в финансы). Для расчета возможного ROI (Return On Investment) необходимо взять финансовые и временные характеристики проектов компании и применить к ним ожидаемые бизнес-выгоды от внедрения системы.

Возможные бизнес-выгоды от информационной системы управления проектами по версии Forrester Research:

• Сокращение числа проектов, которые не соответствуют стратегии компании

Отказываясь от проектов, которые не нужны или не соответствуют стратегии, можно снизить затраты по всему портфелю проектов.

• Повышение эффективности использования ресурсов

За счет улучшение распределения ресурсов между проектами, более четкого контроля загрузки сотрудников.

• Снижение перерасходов бюджета

Можно достичь путем улучшения планирования и повышению контроля за расходованием.

• Сокращение процента неудачных проектов

Благодаря эффективным средствам мониторинга проектов, внедрения методологии через информационную систему, проектный офис может существенно снизить процент проектов, неспособных достичь поставленные цели, уложиться в сроки и бюджет.

• Сокращение временных затрат проектных офисов и руководителей проектов

Сокращение времени на сбор данных и формирования вручную отчетов по статусу проекта высвобождает временные ресурсы на более приоритетные задачи.

Как обосновать руководству необходимость системы управления проектами?

Этот вопрос скорее из области психологии, чем из области экономики. Совершенно ясно, что если руководитель организации (или хотя бы один из его заместителей) не будет заинтересован во внедрении системы управления проектами, то такой проект будет почти гарантированно неуспешен.

Про экономику с руководителем говорить обязательно нужно, как и про повышение эффективности управления проектами. Для этого подойдут статьи про окупаемость инвестиций в создание проектного офиса, информационные системы управления проектами, примеры улучшений у коллег из отрасли и простое объяснение выгод на кейсах ваших же не очень успешных проектов. Но без взятия ответственности (хотя бы ограниченной) на себя за результаты изменений ничего не получится. Так что дерзайте!

Разработка системы управления проектами

А нужно ли разрабатывать?

Сегодня на рынке присутствует большое количество современных систем управления проектами, которые могут быть адаптированы под потребности компании без программирования. Примером такой системы является ADVANTA. Прибегать к собственной разработке системы управления проектами стоит только в случае, если отраслевая специфика и задачи организации по управлению проектами очень уникальные. Для решения задач отдела управления проектами можно адаптировать уже готовые инструменты.

Готовы ли вы инвестировать в разработку и поддержку?

Следует иметь ввиду, что собственная разработка, кроме значительных временных и финансовых затрат, таит в себе множество рисков, связанных с дальнейшим развитием и поддержкой системы. Также следует хорошо задуматься о рисках выбора коробочных средств управления проектами с ограничениями в настройке и возможностями программирования (например, 1С, Microsoft Project Server + Sharepoint). Такие проекты часто переходят в формат постоянных доработок и программирования, сроки проекта увеличиваются в разы, соответственно в разы увеличивается бюджет проекта, компания становится зависимой от работы достаточно уникальных программистов.

Виды информационных систем управления проектами

По техническим характеристикам системы управления проектами можно разделить на следующие виды:

• Локальные/настольные (например, Microsoft Project)
• Клиент-серверные, когда на сервере устанавливаются основные компоненты ПО, а на локальном компьютере устанавливается приложение клиент (например, Microsoft Project Server, Oracle Primavera)
• Веб-базированные - для использования таких приложений нужен лишь интернет-браузер (например, ADVANTA)

Современные информационные системы управления проектами все чаще создаются как веб-базированные интернет приложения. В них можно выделить 2 отличительных признака:

• по месту расположения ПО (системы, базирующиеся в облаке либо на сервере предприятия);
• по модели ценообразования (системы покупаются один раз на весь период использования, либо взимается арендная плата за использование - SAAS).

Сейчас на рынке инструментов управления проектами очень много бесплатного или условно бесплатного (недорогого) ПО, продающегося по схеме SAAS. Как правило, недорогое ПО подходит для небольших команд и в основном обладает функционалом таск-менеджеров (систем управления задачами), ведения списка клиентов (и т.д.). Такие системы в основном ориентированы на малый бизнес.

Средний и крупный бизнес в России, как правило, предпочитает иметь возможность хранить основные данные у себя на серверах либо в арендуемом дата-центре (что также позволяет при необходимости быстро перенести данные к себе). Сервисным провайдерам ПО по схеме SAAS (как российским, так и западным) данные пока доверяет в основном малый бизнес из-за существующих рисков безопасности, утечки данных, которые уже не раз случались в России.

Поэтому сейчас самое оправданное решение - выбрать онлайн-систему управления проектами с возможностью хранения всей информации на своем либо арендуемом серверном оборудовании.

Выбор системы управления проектами

Если перед вами стоит задача выбрать информационную систему управления проектами для вашей организации, то вы можете, конечно, пойти стандартным путем и проанализировать большое количество сравнений, рейтингов и обзоров. Но никакие аналитические статьи не примут за вас решение о том, какие инструменты управления проектами лучше всего подойдут именно вашей компании.

Инструменты управления проектами

Планируя создание отдела управления проектами, следует понимать, что само по себе наличие такой структуры не решит проблем с оптимизацией рабочих процессов на всех уровнях. Чтобы сотрудники нового подразделения смогли успешно выполнять свои обязанности, необходимо предоставить им в помощь удобные и функциональные средства управления проектами. Не следует думать, что это можно сделать не сразу, а позже, уже в процессе работы нового отдела. Без правильного инструментария невозможно получить аналитику по текущим проектам, то есть хотя бы распланировать комплекс мер для роста эффективности управления проектами и отслеживать их выполнение.

Наличие инструментов управления проектами последовательно решает следующие задачи:

• Сбор информации о текущих и запланированных проектах компании
• Аналитическая работа и выявление отклонений
• Поэтапное внедрение нововведений направленное на стандартизацию управления проектами
• Контроль над работой новой структуры и ее последующий апгрейд

Сформулировать требования

В первую очередь, важно сформулировать требования к вашей будущей информационной системе. Не нужно бояться слов Техническое задание, и тем более месяцами разрабатывать такие документы. Важно собрать цели, бизнес-требования основных руководителей и получателей выгод от системы в компании, обобщить их и начать внимательный выбор решений.

Разработать контрольный пример

Очень грамотным подходом является разработка контрольного примера на основе вашего существующего процесса управления проектами (раз вы управляете проектами, то какой-то процесс у вас точно есть, пусть и не на бумаге). Напишите его просто текстом с нумерованным списком, отдельно напишите список общих требований и приложите перечень отчетов, которые вы хотели бы получать. Этот контрольный пример вы сможете использовать для просмотра и тестирования систем, между которыми будет проводиться выбор. А лучше всего выслать этот пример разработчику/поставщику системы и попросить смоделировать демопример/прототип для вас.

Скорость, простота настройки прототипа и готовность поставщика сделать это для Вашей компании является отличной лакмусовой бумажкой. Это покажет Вам простоту/сложность последующего внедрения системы, компетентность специалистов поставщика и готовность будущего партнера работать с вами на ваши результаты.

Выбрать партнера по внедрению

Кстати, качество взаимодействия с вами представителей компании поставщика ПО и услуг на этапе обсуждения ваших задачи, подготовки прототипа, тестирования системы является определяющим при выборе надежного партнера для такого важного проекта как внедрение системы управления проектами. Ни дополнительный функционал, ни низкая цена, ни известный бренд других систем и поставщиков не смогут вам компенсировать возможного экономического и репутационного ущерба от неуспешного проекта внедрения. Вы конечно снизите свою первоначальную ответственность предложив руководству на выбор самые известные бренды и предоставив возможность руководителю сделать этот выбор, а самому оставаясь в тени. Но даст ли это значимый результат вам и вашей компании?

Только активная, точнее проактивная позиция инициатора выбора и внедрения системы, его неравнодушие к результатам проекта позволит стать проекту успешным, вне зависимости от подводных камней, которые встретятся на вашем пути. Ведь вы будете делать осознанный выбор и с вами будет надежный партнер.

Внедрение системы управления проектами

Внедрение системы управления проектами на практике - это большой самостоятельный организационный проект, которым нужно управлять по всем правилам проектного управления и управления изменениями в компании.

Грамотно инициировать проект

Для начала необходимо грамотно инициировать проект в компании. Необходимо назначить руководителя проекта, сформировать рабочую группу и разработать свой внутренний план внедрения системы управления проектами. Не обязательно делать детальный план, важно чтобы Вы четко определились с организационными (в каких подразделениях) и функциональными (какой функционал) рамками проекта и разделили весь проект на понятные и самодостаточные этапы.

План внедрения системы необходимо согласовать с вашим партнером по проекту внедрения (если вы планируете привлекать внешних специалистов). Опытный партнер, опираясь на свою практику, подскажет как лучше построить проект внедрения системы, чтобы быстро получить результаты и не совершить типовых ошибок.

Быстро получить первые результаты

Очень важно быстро получить первые положительные результаты от проекта. Это позволит руководству компании убедиться в верности выбранного курса, а участникам проекта и пользователям системы вдохновиться и запастись дополнительной мотивацией на реализацию всего проекта.

Что включить в рамки пилотного проекта?

Необходимо дать пользователям и руководству удобный и простой единый инструмент управления проектами предприятия, пока не усложняя сами процессы управления.

Основные задачи пилотного проекта:

• Создать единый реестр проектов, запустить процедуры его актуализации на верхнем уровне
• Создать единое хранилище проектной документации
• Автоматизировать проектный документооборот с базовыми процессами разработки и согласования документов
• Предоставить всем участникам проектов единую рабочую среду для обсуждения проектных вопросов и обмена информацией

По сути на первом этапе важно получить проектный портал, который позволит всем заинтересованным лицам от топ-менеджеров до участников проектов покрыть свои базовые потребности в информации по ходу реализации проектов в компании.

Какая система позволит это сделать?

Именно поэтому важно выбрать такую , которая позволит:

• начать использовать базовый функционал с возможностью его поэтапного развития (не жесткая система, которую нужно сразу проектировать и программировать с учетом всех функций);
• быстро (за 1-2 недели) запустить основные процессы в компании;
• легко обучать пользователей в ходе внедрения (пользователь видит только нужный ему функционал);
• получить не сопротивление от пользователя, а благодарность из-за облегчения работы (дружелюбный интерфейс ориентированный на пользователя);
• иметь запас широкого функционала и гибких возможностей по его настройке для автоматизации новых процессов и корректировки внедренных процессов по мере повышения уровня зрелости компании.

Информационная система управления проектами [англ. - Project Management Information System]. Успешная и продуктивная проектная деятельности организации невозможна без применения информационных технологий. С целью автоматизации процессов и консолидации данных управления проектами выступает информационная система управления проектами, которая представляет собой сбалансированный организационно-технологический комплекс программных, технических и информационных средств и инструментов, направленный на реализацию, поддержку и повышение эффективности процессов управления проектами. ИСУП является неотъемлемой частью корпоративной системы управления проектами (КСУП).

Основа информационной системы управления проектами -это единое информационное пространство, позволяющая в разы повысить качество и эффективность управления проектами в организации на протяжении всего жизненного цикла проекта и программы за счет поддержки процессов управления проектом. Некоторые ИСУП нацелены не только на проекты и программы, но и на автоматизацию процессов управления портфелем компании, что даёт возможность управлять стратегическим планированием. Функционал информационной системы управления проектами выполняет следующие задачи:

• Автоматизация процессов управления проектами (планирование, контроль исполнения, отчетность);
• Консолидация всех планов корпоративных проектов компании в единой базе данных;
• Формирование единого справочника ресурсов доступных для использования, планирование, контроль и управление ресурсами;
• Автоматизация и сокращение затраченного времени на коммуникаций по проекту между участниками проектной деятельности;
• Автоматизация процессов документооборота по проекту, программе , портфелю проектов и по проектному офису ;
• Формирование архива и базы знаний проектного управления.

Разнообразие информационных систем управления проектами

На сегодняшний день существует множество решений, начиная от локальных программ для одного пользователя и заканчивая полномасштабными серверными решениями уровня корпораций или альтернативные решения на основе интернет технологий. Так или иначе, все информационные системы управления проектами можно разбить на три части:

• Локальные информационные системы управления проектами. В основном предназначаются для малого бизнеса, частных предпринимателей и компаний, в которых практически нет проектной деятельности, за исключением одного - двух небольших проектов. Плюсы таких систем в дешевизне и доступности. В качестве примера можно привести Microsoft Project Standart или Professional, Open Project и д.р.
• Серверные информационные системы управления проектами. Глобальное решение, ориентированное на средний и крупный бизнес, в задачи которого входит автоматизация проектного управления на уровне проекта, программы, портфеля проектов (или нескольких портфелей) и автоматизация процессов проектного офиса. Данные системы сильно распространенны в мире, и большинство ведущих компаний используют именно их, для управления проектами. Минусы в дороговизне внедрения и сопровождения, необходимость укомплектовывать штат компании. Лидерами таких систем являются Oracle Primavera, HP Project and Portfolio Management Center, Enterprise Project Management Solutions. Кстати многие из этих систем уже сегодня предоставляют решение на основе интернет технологий, как описано ниже.
• Информационные системы управления проектами на основе интернет технологий. Современный подход к предоставлению услуг, по функционалу не отличающийся от серверных решений, но позволяющий компаниям не внедрять у себя это решение, закупая много специального оборудования (компьютеры, сервера) и формируя штат персонала поддержки и сопровождения, а использовать современный подход - облачные технологии на основе которых сторонняя компания удаленно предоставляет необходимый функционал, что позволяет использовать мощности поставщика услуг и снижает затраты на внедрение и сопровождение. Минусы заключаются в том, что Вы передаёте всю информацию по проектной деятельности сторонней компании, которая отвечает за их безопасность и эти системы на сегодняшний день не столь функциональны, нежели серверные решения, а также они менее настраиваемые. Как пример можно привести такие решения - IBN, COMINDWORK, МЕГАПЛАН.

Вопрос не в том, внедрять или не внедрять информационную систему управления проектами, а в том, какую систему использовать. Для этого необходимо понять потребности компании в функционале информационной системы управления проектами.

Функциональные подсистемы ИСУП имеют множественные связи друг с другом. Например, детальные данные по учету производственной себестоимости возникают в подсистеме управления производством, а обобщаться могут в подсистемах бухгалтерского учета и информационного обслуживания высшего руководства. С другой стороны, подсистема управления производством нуждается в данных о запасах и движении товарно-материальных ценностей, которые формируются в подсистеме логистики. Данные по учету труда и заработной платы формируются в подсистемах управления персоналом и управления производством, а обобщаются в подсистеме бухгалтерского учета. Данные по контролю исполнения сделок, реализуемому в подсистеме управления взаимоотношениями с клиентами, большей частью возникают в подсистеме логистики. И так далее.

Вследствие этого, при создании ИСУП необходимо предусмотреть все возможные внутренние и внешние информационные связи между программным обеспечением каждой из подсистем.

Взаимодействие подсистем может осуществляться в оперативном илиотложенном режимах.

В оперативном режиме программное обеспечение, реализующее решение задач одной подсистемы, при необходимости в данных, сформированных другой подсистемой, запрашивает и получает их от программного обеспечения данной подсистемы автоматически. Это - наиболее эффективный способ взаимодействия программного обеспечения различных подсистем. Однако он возможен только тогда, когда программное обеспечение различных подсистем способно взаимодействовать в автоматическом режиме. А это не всегда возможно. Например, в том случае, если при создании ИСУП используется программное обеспечение разных производителей, наладить оперативное взаимодействие подсистем удается в крайне редких случаях. Более того, если в одной подсистеме используются программные продукты различных поставщиков, то и внутри этой подсистемы оперативное взаимодействие организовать обычно не удается.

В отложенном режиме для организации информационного обмена между различными программами (внутри разных или одной подсистем) необходимо выполнять операции экспорта-импорта данных. В этом случае данные с помощью специальной операции (экспорта) должны быть выгружены одной программой в отдельный информационный массив (массивы) в формате, который может быть распознан программой, принимающей данные. Далее эта программа с помощью операции импорта данных загружает их в свои информационные структуры для последующей обработки.

Таким образом, в отложенном режиме для передачи данных от одной программы к другой необходимо выполнение специальных технологических операций экспорта-импорта, каждая из которых должна специально инициироваться пользователем каждой из программ. Если этими программами пользуются разные специалисты, то один должен попросить другого выполнить операцию экспорта нужных данных из используемой им программы. Последний должен выполнить операцию экспорта запрошенных данных и тем или иным способом (по сети или на переносном носителе данных) передать первому созданные в результате операции экспорта информационные массивы. Это может создать дополнительные организационные проблемы при эксплуатации ИСУП (один человек должен попросить другого человека, а тот может быть не на месте, занят и т.д.). В оперативном же режиме взаимодействие подсистем (программ) осуществляется автоматически.

Следует отметить, что операции экспорта-импорта могут выполняться и в автоматическом и/или в полуавтоматическом режиме, по запросу пользователя программы, которой эти данные требуются. В этом случае организационных проблем обеспечения взаимодействия подсистем ИСУП не возникает. Выполнение экспорта-импорта в автоматическом или полуавтоматическом режимах фактически означает реализацию оперативного режима взаимодействия подсистем. Однако это возможно только в том случае, когда программы, передающие и принимающие данные специальным образом настроены для совместной работы.

При взаимодействии подсистем ИСУП в отложенном режиме резко снижается оперативность обработки данных, повышается вероятность возникновения различного рода несоответствий в данных на разных рабочих местах, резко снижаются возможности компьютерной системы как средства реализации механизмов процессно-ориентированного управления.

Так, например, если программе, реализующей выписку платежных документов, не доступны в оперативном режиме данные бюджета расходов, то она не сможет проверить превышение сметы расходов по данной статье бюджета при выписке документа на оплату проходящих по ней затрат. В результате контроль выполнения сметы расходов не сможет быть произведен автоматически. Для выполнения такого контроля придется разрабатывать специальные регламенты, а сам контроль поручить ответственным специалистам. В результате снижается оперативность утверждения документа (ответственный специалист не на месте, занят), а точность контроля снижается, поскольку его выполняет человек, а не компьютер. Если бы в данной ситуации при выписке платежного документа через компьютер реализующей эту функцию программе были бы доступны данные бюджета и фактические данные о расходе средств по соответствующей статье на текущий момент, то она могла бы автоматически запретить формирование платежного документа, если указанная в нем сумма расхода приводит к выходу за разрешенные сметой пределы.

Аналогичные проблемы с организацией контроля могут возникать и при выписке документов отгрузки покупателям-дебиторам, задолженность которых может превышать лимиты предоставляемых товарных кредитов, а также при выписке документов оплаты поставщикам-дебиторам, не поставляющим вовремя товарно-материальные ценности, за которые уже осуществлялась оплата.

Таким образом, оптимальным следует считать оперативное взаимодействие подсистем ИСУП. Однако оно возможно только в том случае, когда все взаимодействующие программы одной или разных подсистем функционируют в едином информационном пространстве, то есть либо функционируют на основе интегрированной базы данных, либо могут автоматически распознавать используемые каждой из них форматы данных. На текущий момент организация оперативного взаимодействия подсистем, как правило, возможна только в том случае, когда в качестве основы программного обеспечения ИСУП используются программные продукты одного разработчика, поскольку в этом случае обычно гарантируется их автоматическое взаимодействие (и то не всегда).

В общем случае, взаимодействие подсистем ИСУП в оперативном режиме предполагает не только автоматический обмен данными между программами разных подсистем, но и взаимосвязанное выполнение логических цепочек операций по преобразованию данных.

Например, при поступлении оплаты от покупателя в подсистеме управления финансами вводятся данные выписки банка. Одновременно эти данные должны быть отражены в подсистеме логистики для уменьшения дебиторской задолженности клиента, если он должник или увеличения кредиторской задолженности предприятия данному покупателю, если это предоплата. Эти действия могут реализовываться разными программами. Однако они должны выполняться совместно, во взаимосвязи. В противном случае возможно расхождение в данных разных подсистем (покупатель перечислил деньги, но данные о его задолженности не изменились). Одновременно с этим данные об оплате должны быть отражены в подсистеме бухгалтерского учета путем формирования проводок по счетам, соответствующих поступлению денежных средств. Передача готовой продукции на склад должна одновременно отражаться в подсистемах логистики и управления производством. При этом ее себестоимость, определяемая в подсистеме управления производством, должна быть также учтена в подсистеме бухгалтерского учета.

Можно привести и другие примеры, когда хозяйственные операции должны взаимосвязанно отражаться несколькими подсистемами ИСУП. В особенности это касается взаимодействия различных подсистем с подсистемой бухгалтерского учета, поскольку практически все хозяйственные операции так или иначе должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета.

Выполнение взаимосвязанное процедур обработки данных различными подсистемами ИСУП может быть организовано различными способами. Во многих западных программных продуктах, которые могут быть использованы в качестве основы создания прикладного программного обеспечения ИСУП, реализуется принцип полностью интегрированного взаимодействия подсистем. В соответствии с ним все взаимосвязанные процедуры обработки данных осуществляются как единая транзакция.

Транзакция - совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых как одно целое.

Либо выполняются все операции транзакции, либо не выполняется ни одной. В системах управления базами данных (СУБД) взаимосвязанные формальные операции над данными выполняются как единое целое. Если выполнение транзакции по каким-либо причинам не может быть выполнено полностью, то СУБД "отменяет" выполнение той части операций преобразования данных, которые уже были выполнены с ее начала. В результате база данных остается в том состоянии, в котором она находилась до начала выполнения этих операций. Это нужно для поддержания логической целостности базы данных.

В ИСУП, построенных на основе полностью интегрированного взаимодействия подсистем, реализуются те же принципы. Например, если в подсистеме логистики фиксируется движение товарно-материальных ценностей, то в подсистеме бухгалтерского учета автоматически формируются проводки по счетам, соответствующие данной операции. Однако такой подход не всегда оправдан в силу необходимости разделения полномочий между специалистами системы управления. Прерогатива формирования записей на счетах бухгалтерского учета принадлежит сотрудникам бухгалтерии предприятия и связанные с этими действиями процедуры обработки данных должны инициироваться и контролироваться ими, а при полностью интегрированном взаимодействии подсистем оформление документа движения товарно-материальных ценностей в подсистеме логистики автоматически вызывает формирование проводок по счетам, то есть осуществляется без ведома и должного контроля со стороны бухгалтерии.

Более гибким является подход при котором взаимодействие подсистем ИСУП с точки зрения обмена данными осуществляется в оперативном режиме, но выполнение взаимосвязанных функций обработки данных, относящихся к компетенции разных функциональных отделов, выполняется не автоматически, а по запросу пользователя.