Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.

Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.

Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.

История профессии

Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.

Обязанности секретаря

В должностные обязанности секретаря-референта входит:

• прием посетителей;
• прием телефонных звонков;
• ведение делопроизводства;
• планирование рабочего дня руководителя;
• организация совещаний;
• заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
• заказ канцтоваров для офиса;
• выполнение просьб руководителя.

Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.

Требования к секретарю

Требования к секретарю-референту включают в себя:

• среднее или высшее образование;
• владение ПК;
• знание основ делопроизводства;
• знание английского языка (иногда).

Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:

• пунктуальность;
• умение хорошо выглядеть (презентабельность);
• организованность.

Образец резюме секретаря

Образец резюме

Как стать секретарем

Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.

Зарплата секретаря

Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.

Вернуться назад на Обязанности руководителя

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

— Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

— Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

— Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

— Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.

— По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.

— Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

— Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

— Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

— Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

— Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

— Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.

— Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Секретарь имеет право:

— Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

— Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

— Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

— Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

— Принимать решения в пределах своей компетенции.

Секретарь несет ответственность:

— За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

— За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

— За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Обязанности директора
Бывший директор
Внешнее управление
Оперативное управление
Система управления

Назад | | Вверх

©2009-2018 Центр управления финансами. Все права защищены. Публикация материалов
разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт.

То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификационной характеристике.

Квалификационная характеристика – это нормативный документ, устанавливающий, что должен делать тот или иной работник на своей работе, что он должен знать и уметь для этого и каков должен быть уровень его подготовки.

Должностные обязанности (секретарь должен уметь) Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения), помогать планировать рабочий день руководителя. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. Организовывать поездки и командировки руководителя. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, быстро печатать по указанию руководителя различные материалы. Вести документационную работу, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо для подготовки ответа. Вести информационное обслуживание руководителя и сотрудников (устное, документное, составлять обзоры печати, предоставлять копии интересных статей). Следить за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организовать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. Создавать и пользоваться базами данных (в том числе информацией Интернета).

Секретарь должен знать: деятельность фирмы и должностные обязанности и компетенции сотрудников; положения и инструкции по документационному обеспечению; машинопись; работу на персональном компьютере, современные компьютерные редакторы (Word, Excel и др.); правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации офисной оргтехники (факсов, мини-АТС, ксероксов, диктофонов, магнитофонов); правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарского труда; психологию людей и законы эффективной коммуникации; служебный этикет; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; иностранный язык клиентов и партнеров; Трудовой кодекс РФ.

Для развития и конкретизации квалификационной характеристики на предприятиях (фирмах) разрабатываются должностные инструкции.

Должностная инструкция – главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положение в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Что в должностной инструкции записано, то и спросится, какие права в ней даны, те секретарь и имеет.

Должностная инструкция на секретаря – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь (секретарь-референт) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т. д. У каждого секретаря всегда исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю складываются свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, которые выполняют все секретари. Кроме того, особенность и сложность составления должностной инструкции секретаря обусловлены многогранностью его деятельности. Поэтому невозможно говорить о каком-либо едином эталоне должностной инструкции секретаря (секретаря-референта).

Однако, как и к любой должностной инструкции, к ней предъявляются общие требования. Прежде всего она имеет уже устоявшуюся унифицированную структуру текста, а именно разделы:

1) общие положения;

2) функции;

3) должностные обязанности;

5) ответственность;

6) взаимоотношения;

7) связи по должности.

Может быть добавлен раздел «Оценка работы», а в последние годы все чаще появляется раздел «Организация работы (распорядок дня)».

Раздел «Общие положения» содержит точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, место в системе управления, т. е. название структурного подразделения и подчиненность, порядок назначения и увольнения и порядок замещения. В крупных организациях, имеющих службу ДОУ, секретарь имеет двойную подчиненность – непосредственно своему руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности секретари приказом руководителя (в крупной организации – по представлению начальника службы ДОУ).

В этом же разделе указываются требования к профессиональной подготовке и опыту работы. Сегодня отношение к секретарю и требования к нему резко изменились. Фирмы ищут секретаря с высшим или средним специальным образованием, знающего иностранный язык, свободно работающего на компьютере. Все чаще от секретаря, как и за рубежом, требуется знание не одного, а двух или более иностранных языков, так как фирмы имеют многочисленные контакты с зарубежными партнерами, и секретарь осуществляет связь с ними. Здесь же содержатся указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе.

В разделе «Функции» перечисляются основные направления деятельности секретаря (секретаря-референта), например: информационно-документационное обеспечение руководителя, организационное обеспечение работы руководителя, участие в подготовке выставок и презентаций и т. д.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются все виды работ, операции и технологии, применяемые при их выполнении. В нем в логической последовательности перечисляются работы, выполняемые секретарем. Все виды работ разбиты на операции с указанием технологии выполнения. Например, функция «информационно-документационное обеспечение» разбивается на две части: документирование и работу с документами. Документирование в свою очередь включает составление по заданию руководителя проектов писем (писем-приглашений, писем-напоминаний и др.), телеграмм и т. д.; печатание на компьютере документов руководителя; проверку правильности оформления документов при представлении на подпись руководителю (визы, наличие и правильность оформления реквизитов в соответствии с требованиями стандарта и т. п.); снятие и заверение копий с документов и т. д. Работа с документами включает получение входящих документов (указываются часы, например: в 09 и в 16 ч), прием факсов и электронной почты (в течение дня); первичную обработку полученных документов в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству; предварительный просмотр документов (если это доверено секретарю); регистрацию документов по установленным в организации правилам; доклад документов руководителю и т. д.

Раздел «Права», пожалуй, самый главный. Он подчеркивает место секретаря в системе управления, его значимость, положение в организации. Именно через права видны полномочия, делегированные руководителем секретарю, и степень его самостоятельности. Этот раздел дает возможность секретарю освободить время руководителя для решения основных стратегических и тактических задач.

Именно этот раздел должностной инструкции наделяет секретаря (секретаря-референта) большими или меньшими полномочиями и определяет степень его возможностей.

Раздел «Ответственность» составляется в строгом соответствии с законодательством.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» также очень важен для организации работы любого сотрудника управленческого аппарата, и в первую очередь это связано с активным внедрением автоматизированных систем, которые требуют детального указания, какая информация, в каком виде, кому передается и от кого поступает.

В последние годы в должностной инструкции часто появляется раздел «Оценка работы». В нем обычно указываются критерии своевременности работы и ее качество, например: отсутствие жалоб, претензий и нареканий; отсутствие ошибок в документах; соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т. д.

Как правило, должностная инструкция заканчивается указанием на порядок ее пересмотра. Условиями пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, повлекшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, выполняемых секретарем, внедрение компьютерных технологий. Но значительно чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (3 года или 5 лет).

Необязательным разделом является «Организация работы», но в последнее время он очень популярен и все чаще встречается. В нем приводится примерный распорядок дня работы секретаря. Это может выглядеть следующим образом.

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ:

1) прийти на работу за 10 минут до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день;

2) подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела;

3) получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием, отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя;

4) телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю;

5) по остальным документам подготовить варианты возможных ответов или резолюций, распределить по исполнителям;

6) просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.

д.; даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре;

7) оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы;

8) доложить руководителю о полученной корреспонденции;

9) уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день;

10) передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ:

1) сбор и подготовка для подписи исполненных документов;

2) доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы;

3) обработать и отправить исходящие документы;

4) наметить мероприятия на следующий день.

В течение всего рабочего дня ведутся:

а) работа с посетителями, телефонные переговоры;

б) подшивка исполненных документов в дела;

в) выполнение работ на компьютере;

г) организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.

КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ:

1) просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий;

2) если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, нужно обеспечить его всей необходимой информацией, материалами;

3) привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электронное и техническое оборудование.

Должностная инструкция является составной частью всего пакета документов, необходимых для организации работы управленческого аппарата.

СОВЕТ. Организуйте свой рабочий день так, чтобы все успеть и для всех быть полезной. Отдавайтесь своей работе, но не забывайте, что есть вопросы, которые не в вашей компетенции. Поэтому делайте только то, что вы должны делать.

Подводя итоги: следует еще раз отметить, что должностная инструкция на секретаря – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. У каждого секретаря исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю складываются свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ.

Главный инженер предприятия обычно считается правой рукой директора, а заместитель по коммерции – левой, но когда отсутствует секретарь – директор и вовсе без рук.

Понятие секретарь и разновидности
Понятие «секретарь» достаточно широкое. В переводе с латыни слово «secretarius» обозначает «доверенное лицо».

Обычно отношения между секретарем и руководителем бывают достаточно доверительными, так и должно быть, т.к. обязывают должностные полномочия.

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций, приведу пример некоторых из них:
Технический секретарь – работает с оргтехникой (факсом, многофункциональным устройством, персональным компьютером), пользуется Интернетом, выполняет поручения руководителей и сотрудников, обзванивает фирмы и учреждения по поручению руководителя, принимает и отправляет сообщения по средствам связи.
Секретарь приемной – принимает входящие письма и факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки, переадресовывает их в отделы или конкретным сотрудникам, встречает посетителей.
Секретарь офиса – принимает и анализирует корреспонденцию, выполняет поручения руководителя и его заместителей, набирает тексты документов, ведет документацию.
Секретарь-референт — не только секретарь, но и специалист, хорошо знакомый с деятельностью фирмы, что может в ряде случаев принимать некоторые самостоятельные решения. Секретарь-референт готовит доклады руководителя, занимается поиском необходимой документации для руководителя, планирует рабочий день руководителя, решает административные вопросы в пределах своей компетенции.
Офис-менеджер – обеспечивает функционирование всего офиса: готовит материалы к презентациям, обеспечивает бесперебойное транспортное обслуживание, четкую связь, обеспечение работы офисной оргтехники и наличие канцтоваров. Офис-менеджер отвечает за внешний вид офиса, в небольшом учреждении может выполнять одновременно и функции кадровика.
В небольших коммерческих организациях секретари, как бы они ни назывались, отличаются тем, что им приходится выполнять универсальную работу.
Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, опрятный внешний вид, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12.

Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью.

Современные категории секретарей

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно - правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Основные наименования: ассистент (или помощник) топ - менеджера (руководителя организации), секретарь референт, секретарь приёмной (или секретарь на reception), офис - менеджер или администратор офиса. С одной стороны, название должности нередко выполняет психологическую функцию, поднимает престиж выполняемой секретарём работ. Многие соглашаются на малооплачиваемую по сравнению со среднерыночной оплату труда, лишь бы должность имела звучное название. С другой стороны, за разными названиями часто всё-таки стоят совершенно разные должностные обязанности.

Должность секретаря приёмной (или секретаря на reception) - это первая ступенька карьеры. Существует несколько наименований секретаря на reception: секретарь - ресепшионист; секретарь офиса или секретарь приёмной; дежурный секретарь, администратор или администратор офиса; секретарь - администратор. Обязанностей немного, но они чрезвычайно ответственны: это организация приёма посетителей (включая предложение чая или кофе), ответы на телефонные звонки и их распределение, отправка и получение корреспонденции, при необходимости - ведение документации и печатание документов. Степень самостоятельности невелика. В работнике, занимающем должность секретаря приёмной, ценится, прежде всего, умение точно следовать инструкциям и указанием руководителя. Знание иностранного языка, как правило, необязательно. Так как секретарь ресепшионист - это первый человек, которого видят посетители организации, именно он создаёт благоприятный и достойный имидж компании, он должен производить хорошее впечатление, а, следовательно, обладать приятным голосом и внешностью, навыками делового общения, от него требуется так же коммуникабельность, безусловная исполнительность, доброжелательность, вежливость, умение сдерживать свои эмоции, терпение.

Должность секретаря предполагает несколько большую самостоятельность. Управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь - административно) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов документ, редактировать проекты, не только рационально организовывать приём посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями.

Это новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря - референта. Как известно, секретарь и референт - достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь руководителя организации - это помощник, который организует деятельность первого руководитель, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание.

Референт - это специалист не только в области в области секретарского дела, но ив сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчёты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы. Секретарь-референт - это доверенное лицо руководитель, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточится на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря - референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач. Секретарь - референт в компании - это специалист, который проявляет интеллектуальные и креативные способности.

Офис-менеджер - сотрудник, без которого не обходится ни одна организация. У этого слова, как ни странно, нет женской формы. Это профессия, творящая вокруг себя мифы. Человеку непосвященному работа офис-менеджера может показаться элементарной: разговаривай по телефону, подноси шефу кофе да приветливо улыбайся посетителям. Но не всё так просто: не даром секретарь считается "лицом" компании, и от того, какое впечатление он произведет на клиента, как будет общаться, в немалой степени зависит успех будущего сотрудничества. Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной техники деятельности и её координацию с обеспечиваемыми управленческими функциями. В него входят руководители структурных подразделений офиса.

В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности конкретных работников офиса. До недавнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей основной деятельности, что не всегда оправданно. Для эффективной организации офисной работы требуется профессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями. Практика последний лет реализовала эту необходимость в виде должности офис - менеджера. Офис-менеджер (office-manager) - это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения). Образно говоря, офис - менеджер - это "хозяин офиса", "начальник штаба", первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно - хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения). Офис - менеджер должен не столько помогать руководителю организации в выполнении его функций, сколько взять на себя ответственность за реализацию всей оперативной работы фирмы, активно участвовать и в разработке её стратегии, и в работе по управлению персоналом, а проектировании управленческих процессов, операций и процедур.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащий, утверждённый постановлением Минтруда России от 21.08.98 №37, относит должность секретаря помощника руководителя к категории технических исполнителей. Международная ассоциация секретарей даёт такое определение секретарю руководителя: " Это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя.

Среднестатистический продавец концентрирует свое внимание на любой деятельности, кроме той, что приносит ему бо́льшую часть денег. На тренингах меня редко спрашивают: «Как лучше всего начать разговор? Какие слова сказать?» – но всякий раз, когда заходит разговор о холодных звонках, слышу: «Что делать, если нам говорят “нет”?» Именно навык грамотно начать разговор и установить контакт приносит 80 % результатов, а навык отвечать на отказ – всего лишь 20 %. Направлять свои основные силы и внимание на работу с отказами – это все равно что вместо тренировок по плаванию тренироваться кричать «Спасите!». Поэтому подробно разберем, как пройти через секретаря.

Все приемы прохода через секретаря можно разделить на три вида.

1. Честные приемы основаны на нашей уверенности и настрое, знании бизнес‑процессов и других особенностей работы как самого секретаря, так и компании в целом.

2. Приемы с элементами обмана или манипуляции основаны на определенном введении секретаря в заблуждение. Я не сторонник этих приемов, но они существуют и работают, поэтому о них стоит сказать.

3. Приемы с элементами интриги и разрыва шаблона – приемы, в которых наши слова не вписываются в модель мышления секретаря, его «программа» дает сбой, и он пропускает нас.

Первый честный прием прохода через секретаря – это заранее узнать имя ЛПР. Это настолько просто, что многие этого не делают! Знание имени – один из основных ключей к контакту с ЛПР!

Есть несколько простых способов, как узнать имя.

Способ № 1. Подготовка. Во время подготовки к звонку можно узнать имя ЛПР на сайте компании, в ее новостях или в средствах массовой информации.

Способ № 2. Звонок коллеги, или способ двух звонков. Ваш коллега звонит по вашему контакту первым, узнает имя ЛПР, передает его вам, и вы делаете свой звонок, уже используя имя ЛПР. Кстати, ваш коллега должен делать звонок максимально качественно и быть готовым довести его до завершения, если его неожиданно соединят с ЛПР ☺. Выглядит звонок коллеги стандартно:

– Добрый день! Игорь Сталеваров, компания «Юникстрим». Будьте добры, соедините с директором.

– А по какому вопросу?

– По вопросу сотрудничества. Мы хотели бы поставлять вам нашу продукцию.

– Вышлите информацию на имейл.

– Да, хорошо, я готов записать! (Записывает имейл.)

– Как зовут директора? Я поставлю пометку, что информация для него. (Или «На чье имя мне отправлять письмо?»)

– Андрей Иванович Ипатов. (Записывает имя).

– Спасибо огромное! А когда мне перезвонить по результатам?

– Позвоните в пятницу после двух.

– Да, хорошо! Всего доброго!

Итак, ваш коллега узнал имя директора, теперь через пару часов вы можете сделать свой звонок. Конечно, вашему коллеге желательно придумать другое название компании, чтобы, когда позвоните вы, не вызывать у секретаря сомнений. Иногда опытный ассистент на вопрос: «Как зовут директора? На чье имя отправлять письмо?» ответит: «Напишите на имя компании. Все равно придет ко мне». В таком случае ваша попытка не удалась.

Способ № 3. Звонок участкового. В данном случае это, конечно, манипуляция. Вы смотрите на сайте юридический адрес компании, звоните от имени участкового этого района и узнаете имя ЛПР. Так сложилось, что в нашей стране большинство людей относятся к правоохранительным органам с некоторым страхом и сначала отвечают на их вопросы, а только потом думают зачем. Секретарь чаще всего не является исключением. Главное, вам нужно знать должность ЛПР и придумать заранее любые имя и фамилию директора. Звонок короткий, делается абсолютно серьезным, но безразличным тоном, без лишних слов, эмоций и уважительных слов, которые употребляют обычные люди:

– Участковый по такому‑то району Гордеев! Уточните, Имя и Фамилия вашего директора (пауза), Лещинский Сергей? (Пауза.)

– Нет. Ипатов Андрей Иванович. (Настороженно.)

– Угу, Ипатов Андрей Иванович. Спасибо . (Кладет трубку.)

В большинстве случаев секретарь, не задумываясь, диктует имя ЛПР. Причем точно так же можно еще спросить и прямой номер, раз уж вы «обратились» за помощью к участковому.

Способ № 4. Звонок налогового инспектора. Прием полностью повторяет предыдущий, но делается от лица инспектора налоговой службы.

– Инспектор налоговой номер такой‑то такого‑то района Гордеев. Это ООО «Юникстрим», верно?

– Да… А что?..

– Проверка реквизитов: вы ООО «Юникстрим», юридический адрес 5‑я Столбовая улица, 7, и в настоящее время директор компании Лещинский Сергей Иванович? (Называем любую фамилию и имя.)

Не‑ет. (Или сразу сама называет правильное имя и фамилию.)

– Та‑ак, нужно исправить… А кто?

– Ипатов Андрей Иванович. (Настороженно.)

– Так, И‑па‑тов Анд‑рей Ива‑но‑вич. А его телефон остался прежним?

– Продиктуйте, я проверю.

– Семьсот двадцать три… (Секретарь диктует номер.)

– Да. Все верно. Спасибо!

Способ № 5. Звонок вашего секретаря. Этот прием удобнее делать с помощью партнера. Ваш коллега должен позвонить в интересующую вас компанию от имени вашего личного секретаря. Таким образом, ваш статус становится на одну ступень с ее боссом, а «вашему секретарю» гораздо проще договориться с коллегой. Он может как узнать имя ЛПР, так и договориться о вашей встрече или, если вам нужно, о времени вашего звонка ее боссу, тогда контакт будет ожидаем и не будет холодным!

Как это может выглядеть:

– Добрый день, компания «Юникстрим», ассистент директора Иванова Светлана. Я хотела бы договориться о встрече (контакте) моего директора с вашим. Когда это удобно сделать?

– Здравствуйте!.. А уточните, кто вы и по какому вопросу?

– Я ассистент Никифорова Сергея Владимировича, директора компании «Юникстрим», мы планируем определенные проекты совместно с вами, и мой директор поручил мне договориться о встрече с вашим директором, когда это было бы удобно сделать? У Сергея Владимировича есть время, например, завтра во второй половине дня. Что у вас?

– Та‑ак. Давайте я посмотрю. Ну, в 16:00 можно. Как вас записать?

– «Юникстрим», Сергей Никифоров. Кстати, как правильно зовут вашего директора?

– Ипатов Андрей Иванович.

– Так, Ипатов Андрей Иванович. Хорошо. Значит, завтра Сергей в 16:00 будет у вас. Всего доброго.

Разумеется, разговаривать нужно абсолютно уверенно, так, как если бы вы (или ваш коллега) на самом деле были ассистентом и не «парились» никакими вопросами соединения.

Важно отметить, как действует фраза «мы планируем определенные проекты с вами». Это как раз тот случай, когда мы не врем, а секретарь сам решает , что мы уже сотрудничаем. По крайней мере, он может так решить, ведь фраза сказана в настоящем времени – «планируем» и размытая – «определенные проекты». При этом выглядит очень внушительно.

Способ № 6. Звонок третьему лицу напрямую. Этот способ основан на «Подготовке». Когда вы изучаете сайт потенциального клиента, то иногда обнаруживаете на нем имена, фамилии, а также номера телефонов некоторых сотрудников. Вы можете позвонить по одному из них, пообщаться и получить имя директора, рекомендацию от «третьего лица», а может, и сразу выйти на ЛПР:

– Сергей Иванович?

– Сергей Иванович, добрый день, меня зовут Никифоров Сергей, компания «Юникстрим». Я ищу человека, который у вас занимается закупками, посмотрел у вас на сайте информацию и решил, что, возможно, это вы (пауза).

– Не‑ет. Наверное, какая‑то ошибка…

– Сергей Иванович, будьте добры, помогите мне, а кто у вас занимается закупками? Мы планируем работать с вами, и мне важно уточнить сейчас некоторые вопросы.

Напомню, что третье лицо не обременено грузом ответственности, и если мы располагающе звучим, то ничего не мешает нам получить информацию.

– Это Андрей Николаевич, коммерческий директор, он принимает решение, а потом уже менеджеры занимаются техническими вопросами.

– Харламов.

– Хар‑ла‑мов. А как мне с ним проще связаться?

– Так. Сейчас скажу… 975 31 10, вы попадете на секретаря Андрея Николаевича.

– Ясно, спасибо, Сергей Иванович! А могу я сказать, что вы мне рекомендовали связаться с ним?

– Ради Бога.

– Кстати, а как зовут секретаря?

– Альбина.

– Спасибо огромное, Сергей Иванович!

Таким образом, мы узнали имя ЛПР, имя секретаря, а также получили псевдорекомендации, которые помогут общаться с Альбиной. Иногда само третье лицо может соединить с ЛПР напрямую. Тогда есть смысл сказать одну фразу по‑другому:

– Понятно: Андрей Николаевич. А как его фамилия?

– Харламов.

– Хар‑ла‑мов. Сергей Иванович, а вы можете меня соединить с Андреем Николаевичем?

Конечно, никогда нет стопроцентной гарантии, что третье лицо сможет соединить, но вы же помните, что при холодных звонках, как и при активных продажах, важно просто использовать все возможности! Правило статистики никто не отменял!

Выводы

1. Все приемы прохода через секретаря можно разделить на три вида.

– Честные.

– С элементами обмана или манипуляции.

– С элементами интриги и разрыва шаблона.

2. Первый прием дозвониться до ЛПР – узнать имя заранее. У нас теперь есть как минимум шесть способов узнать имя.

Секретарь - офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).

От современного секретаря обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Для работы секретарем не нужно обладать особыми знаниями, способностями, им может работать любой человек. Не совсем так. Для работы секретарем не нужно оканчивать вуз, достаточно окончить специализированные курсы. Курсы секретарей охватывают не так уж и мало: изучение делового общения, этики, скорочтения, практической психологии, делопроизводства, курсы машинописи, стенографии, обретение умения обращаться с оргтехникой, мини-АТС, навыков работы в 1С. Кроме того, психологи указывают на важность таких качеств, таких как: умение человека тонко чувствовать других и адекватно реагировать на поведение окружающих, устойчивость к стрессам. Психологи называют данную совокупность качеств "эмоциональным интеллектом". Удается это далеко не каждому, этому не учат в вузе, это не зависит от умственного интеллекта человека.

Секретарь должна быть высокой, длинноногой красоткой. Ее задача - украшать офис. Не совсем так. Достаточно приятной внешности. Так как секретарь - деловое лицо фирмы. Потому должен обязательно обладать чувством стиля, наличием хорошо вкуса. Именно умение красиво одеваться, грамотно говорить, вести себя в обществе в соответствии с элементарными правилами делового этикета формирует первое впечатление у клиентов о компании. Деловые партнеры, вначале общаясь с секретарем, на интуитивном уровне решают, будут ли они с этой фирмой иметь дело или нет. Глава бизнес-структуры, которой заботится, прежде всего, о престиже своей компании, никогда не посадит в приемную красивую, но некомпетентную девушку. Целесообразно организовать работу шефа и офиса - одна из многочисленных обязанностей секретаря.

Работать секретарем легко. Нужно всего лишь отвечать на звонки, варить кофе, подавать документы на подпись. Нет, это не так. Представители этой профессии часто сталкиваться с переработками, постоянной реорганизацией своего графика в соответствии с расписанием шефа. Работа секретарем часто эмоционально выматывает. Когда дел бывает не много, что случается крайне редко, часто подгружают дополнительной работой, например, функциями офис-менеджера и т.п. А если у босса плохое настроение, первый кто попадает под горячую руку, это секретарь. К тому же хороший секретарь является миротворцем компании, она способна предотвратить возможный "шторм". Этого, конечно же, нет в служебной инструкции. Но от умения "держать удар" зависит степень взаимосвязи секретаря с руководителем. Кроме того, секретарь должен уметь находить общий язык с коллективом, поддерживать со всеми сотрудниками ровные, деловые отношения, никого не выделяя. Помимо этой искусной психологической работы, в обязанности секретаря входит ведение деловой переписки, планирование рабочего дня шефа, ответы на всевозможные звонки, приём деловых партнеров, контроль работы приемной, а иногда и всего офиса.

Секретарь "девочка на побегушках" для исполнения "желаний" фирмы, решающего значения фигура секретаря в компании не имеет. Не совсем так. Секретарь, который успел завоевать авторитет у коллектива и шефа, становиться неким "серым кардиналом", незримо, но существенно может оказывать влияние на работу фирмы в целом. Часто руководитель обращается за советом к секретарю, и именно от референта зависит принятие окончательного решения шефа. Он часто лучше осведомлен о делах фирмы, чем шеф и его заместители, и может дать вовремя верный, взвешенный совет. Секретарь задает тон каждого рабочего дня, косвенно влияет на руководителя. Например, хорошо организованное рабочее место, вовремя донесенная нужная информация облегчает работу шефа.

У секретаря нет возможности карьерного роста. Профессия не предполагает повышения в должности. Отчасти так. Хорошего секретаря руководитель будет держать возле себя. Босс всячески будет игнорировать просьбы референта о повышении по службе, если уверен в своем работнике и знает, что на него можно положиться в любых обстоятельствах. Так что профессионализм и преданность могут сыграть с работником "злую шутку". С другой стороны именно эти качества могут стать основой для карьерного роста. Секретарю по долгу службы приходится участвовать во всех процессах в фирме, а это очень важный приобретенный жизненный опыт и прекрасный старт в будущем. Известно много примеров, когда после работы секретарем люди становились бизнесменами, высокопоставленными чиновниками, топ-менеджерами. Кроме того, квалифицированный секретарь в наше время может зарабатывать довольно неплохо, на уровне крупного топ-менеджера.

Секретарь - женская профессия. Мужчины не работают на подобных должностях. В основном секретарями работают женщины. Это объясняется тем, что в эмоциональном плане женщины более гибкие, им легче подстроится под настроение, привычки, характер босса, урегулировать конфликты и т.д. Однако мужчины тоже способны справиться с обязанностями секретаря. Многие крупные фирмы отдают предпочтение, представителям сильного пола, переименовав должность из "секретаря" в "помощника руководителя".

Профессия секретаря одна из наиболее востребованных на рынке труда. Да это так. Любой фирме просто жизненно необходим человек, который следил бы за всей документацией, встречал клиентов, подавал кофе, защищал кабинет шефа от нежелательных визитеров. К тому же был "визитной карточкой" фирмы.

Любая секретарша - любовница руководителя, у которого она работает. Это устоявшийся миф. В нем уверены все окружающие, кроме босса и секретарши. Профессионала отличает то, что если он упомянутого вида отношений не захочет, то этого не случится. Хотя служебные романы - не такая уж и редкость. Так сложилось, что начальник и секретарь проводят вместе много времени на работе, проходят все сложности бизнеса, поэтому между ними часто возникают неофициальные отношения. Но существующее расстояние между шефом и секретарем в интересах фирмы лучше не сокращать.

Секретарша должна постоянно улыбаться. Да, это так. Ведь никто не хочет видеть печального, агрессивного или стеснительного работника. Должность секретаря обязывает относиться ко всем, появляющимся на пороге начальника, доброжелательно, с улыбкой, вежливо выпроваживать не желательных начальнику посетителей. Существуют даже специальные тренинги, на которых учат улыбаться тогда, когда это нужно.